© Wolf Informatica 2009

Algemeen

Hoe werkt de vraagbaak?


Klik met de muis op de vraag.

Medewerker staat op de verkeerde unit?


Kijk in Database/Personeel bij de tabel INZETVARIATIE.
Wellicht is de aangegeven unit niet gelijk aan de hoofdunit.

 

Reeds overgeplaatste medewerkers blijven op de afdeling/unit zichtbaar.


De mdw. staat toch nog ergens als uitzondering op de afdeling/unit.

Ga naar de betreffende afdeling/unit en zet de cursor op de medewerker.
Activeer de functie Rapport/Urenverantwoording en vink het hokje Selectie-per-afd/unit aan.
Men ziet dan op welke dagen de medewerker op die afd/unit is ingezet.

Medewerker kwijt?


Indien per ongeluk in Database/Personeel de uit-dienst-datum van een medewerker verkeerd is ingevuld,
(en het jaar van die uit-dienst-datum in het verleden is)
dan ziet men die medewerker daarna niet meer in het rooster terug.

Ga dan als superuser naar Database/Import-Export
-selecteer de tabel Medewerkers
-vink per-afdeling aan
-druk op Export
-zoek de medewerker op en wijzig handmatig de uit-dienst-datum
-vink het hokje overschrijven aan
-druk op Import

Daarna is de medewerker weer zichtbaar in het rooster

Leerlingen of oproepkrachten worden niet in de pool terug gezet?


De pool-afdeling is onnodig lang bezet.
Zet de in Opties/Parameters/Systeem de parameter Logout-bij-werkpauze op 20 minuten.

Indien het steeds weer de zelfde medewerkers betreft, kan de superuser het volgende doen:
- Zet de testmodus aan (Opties/Parameters/Diversen)
- Activeer de functie Poolers-resetten in het menu Extra/Diversen
Hiertoe mogen er geen andere gebruikers met Square werken.

Inzet op twee vaste afdelingen.

Klik hier voor het antwoord.
Meerdere contracten/dienstverbanden.

Klik hier voor het antwoord
Grijze balken in het rooster?


Een grijze balk kan twee dingen betekenen:

1) dat de medewerker in de betreffende periode niet in dienst is

2) dat de medewerker op een andere unit/of afdeling in het locatierooster is ingeroosterd, dan aangegeven in Database/Personeel (hoofafdeling/hoofdunit).

Geval 2 ontstaat meestal, indien de medewerker overgeplaatst is in Database/Personeel, maar niet in het locatierooster (zie handboek H.1, blz 68). Je verwijdert de grijze balk op de volgende manier:
a) ga naar het locatierooster
b) ga met de cursor op de eerste roostercel staan van de grijze balk 
c) zet de letter van de actuele unit in de roostercel en copieer deze over het hele jaar met CopyPeriode (incl feestdagen en uitzonderingen); eventueel moet hiertoe het rooster eerst ontsloten worden.


Werkplekplanning: gebruik in het laboratorium.

Klik hier voor het antwoord
Planning per dagdeel?

Planning per dagdeel


Hiertoe moet men de voor de planning relevante diensten een of meer dagdelen toekennen (1 t/m 9).  Dit geschiedt  in het veld DAGDELEN van de dienstentabel.

Bovendien moet de parameter PLANNING-PER-DAGDEEL bij de Parameters/Planning zijn aangevinkt.

Een voorbeeld van een toekenning  van dagdelen is als volgt:

 Code  Starttijd  Eindtijd Dagdelen 
 A 07:30   16:00 1-2 
 E 07:30  11:30  1-1 
 F 12:30  16:30  2-2 
 L 15:00  23:00  3-4 
 P 14:30  18:30  3-3 
 Q 19:00  23:00  4-4 
 W 22:30  07:30  5-5 

                   Diensten en dagdelen      

In dit voorbeeld worden 5 dagdelen gebruikt.

Indien nu in de werklast aangegeven staat, dat een A-dienst en een L-dienst nodig zijn,  zou i.p.v. een A-dienst ook een combinatie van een E- en F-dienst  en i.p.v. een L-dienst ook een combinatie van een P- en een Q-dienst toereikend zijn.

Extra werkdagen (parttimers).

Klik hier voor het antwoord.
Zomer- en wintertijd.

Klik hier voor het antwoord.

Overzichten en tellingen

Telling van medewerkers per licentie?


Alleen de medewerkers, die in het huidige jaar in dienst zijn tellen mee.

Vakantiekrachten, die na 1-1 in dienst komen en voor 31-12 weer uit dienst
zijn, worden naar rato geteld. Dat levert de MID-waarde.
De MID-waarde is bepalend voor de licentie.


Telling van nachtdiensten of andere dienstsoorten.

Klik hier voor het antwoord.
Telling van gewerkte dagen (reisdagen).

Klik hier voor het antwoord.

Urensaldo: verschil tussen EXT-kolom en de verlofkaart?


Verschil tussen EXT-kolom en resturen op verlofkaart?

Dit kan verschillende oorzaken hebben:

1) Actualisatiedatum is verschillend

2) EXT-kolom niet standaard ingesteld (bijv. per-afdeling)
   Zie ook bij Opties/Kengetallen

3) De laatste dienst van de periode is een nachtdienst
   In de EXT-kolom wordt de nachtdienst geheel meegeteld;
   Op de verlofkaart wordt om 24:00 afgesneden

4) Er zijn dienstoverlappingen in het rooster
   (bijv. slaapdienst tot 8 uur gevolgd door vroege dienst om 7 uur)
   Zie Info/Dienstoverlappingen 

Telling van oproepen in bereikbaarheidsdienst.

Klik hier voor het antwoord.
BHV: hoe wordt minimale aanwezigheid gecontroleerd?

Klik hier voor het antwoord.
Zijn werk- en verlofuren volgens inzet verdeeld over de afdelingen?

Klik hier voor het antwoord.

Complexe handelingen

Rooster van een medewerker kwijt? Hoe te herstellen?


Indien per ongeluk een medewerker in de Database/Personeel verwijderd is, is tevens zijn rooster niet meer zichtbaar. Indien het rooster echter daarna nog niet opgeslagen is, hoeft men alleen de medewerker weer in te voeren in de database met dezelfde codenaam om het rooster weer zichtbaar te maken. Indien het rooster echter intussen reeds opgeslagen is moet men de functie rooster-herstellen uitvoeren, terwijl alleen de betreffende medewerker geselecteerd moet worden (via Selectie/Personeel). Dit werkt echter alleen, indien het probleem nog op dezelfde dag ontdekt is, als het is opgetreden.  

Selecteer hiertoe eerst de betreffende afdeling, resp. unit. Selecteer dan (via Selectie/Personeel) de medewerkers van wie het rooster hersteld moet worden, indien dit niet voor alle medewerkers moet gebeuren. Aktiveer dan de functie rooster herstellen in het menu Extra en na bevestiging van de opdracht wordt het rooster van de betreffende medewerkers hersteld.

De functie heeft echter alleen zin op de dag van het ongeluk zelf, omdat de volgende ochtend de backup weer overschreven wordt. Vanuit dat oogpunt is het zinvol om wekelijks een reserverooster aan te maken via de gelijknamige functie in het menu Extra (dit kan ook automatisch worden ingesteld). Dat rooster kan men vervolgens later voor geselecteerde medewerkers weer aktualiseren.




Het wachtwoord en/of de toegangsrechten kunnen niet worden gewijzigd.

Men moet superuser zijn en eerst het driehoekje aanklikken.
Downloading: gegevens van bepaalde medewerkers niet overschrijven?

Stel, dat bepaalde medewerkers niet mogen worden ingelezen.
Geef die medewerkers in Database/Personeel eenbepaalde categorie (bijv. C)
In het menu van Downloading(verwerkingswijze) moet men dan bij Categorie -C
aangeven (min C)

Het hernoemen van codenamen is niet gelukt?


Hernoemen van codenamen.

Als het hernoemen van een codenaam is misgegaan, kan men het beste
- eerst de nieuwe codenaam weer in de oude hernoemen
- de oude codenaam nogmaals in de nieuwe hernoemen

Men kan ook een hele set van codenamen tegelijk hernoemen.
Hiertoe moet men een CSV-bestand aanmaken met twee kolommen (oude en nieuwe codenaam).
Indien de nieuwe codenaam niet is ingevuld, genereert Square de codenaam
volgens het formaat, aangegeven bij Database/Downloading/Recordstructuur/Roepnaam

 

Registratie van langdurige ziekte.

Klik hier voor het antwoord.
E-mail verzenden: voorbereidingen


Een drietal voorbereidingen zijn nodig:

-         parameters invullen
-         mail-adressen invullen in Database/Personeel
-         mailserver en virusscanner controleren i.v.m. SMTP

Parameters invullen:

Ga als superuser in Square, vink in het menu Opties CentraalNiveau aan en selecteer het tablad Parameters/Web+Mail. De volgende parameters moeten worden ingevuld:

-         MAILADRES: algemeen e-mail adres van de verzender
-         MAILSERVER: de naam van de mailserver (of IP-adres)


Mail-adressen invullen in Database/Personeel:


Als je eenmalig alle e-mail adressen wilt toevoegen, doe dan het volgende:

Maak een CSV-bestand aan vanuit het personeelsinformatiesysteem met drie velden:
  1) Personeelsnummer
  2) Contractnummer (of leeg laten)
  3) Mailadres.

Ga naar Database/DownloadingRecordstructuur en zet in het veld van record met volgnr 3 MAILADRES.

Kies nu Database/Downloading/Bestand-openen en selecteer het genoemde bestand.
In het menu Verwerkingswijze moet je overschrijven aanvinken en toevoegen uitvinken.
Verder moet je in het lijstje van velden enkel de eerste drie velden selecteren.
Kies als verwerking eerst stapsgewijs (voor 2 a 3 records), om te controleren, dat het goed werkt. Daarna batchgewijs.
Vergeet daarna niet om onder Database/Downloading/Recordstructuur bij het record met volgnr 3 weer  NAAM in te vullen.


Mailserver en virusscanner controleren i.v.m. SMTP-mail

De mailserver moet SMTP-mail toestaan (veelal poort 25).
Vaak  moet de virusscanner ook als zodanig worden ingesteld.
Indien de optie preventing-mass-mail is aangevinkt, moet Square hiervan worden uitgesloten (Square.exe in de exclude-list zetten)

E-mail verzending van roosters en verlofkaarten


Roosters verzenden per e-mail.

Vanuit het menu Bewerken kan men het rooster als PDF-bestand per e-mail verzenden aan alle (geselecteerde) medewerkers van de afdeling of unit, voor wie  het e-mail-adres in de Database/Personeel ingevuld is. Om roosters te kunnen verzenden moet men mail-verzend-rechten hebben voor de betreffende afdeling.

Verlofkaart en urenverantwoording per e-mail verzenden

Indien men bij Verlofkaart of Urenverantwoording in het keuzemenu bij zoekgebied lokaal of integraal invult en men de nodige rechten heeft, kan men kiezen tussen afdrukken en verzenden. In het laatste geval worden de verlofkaarten of de urenverantwoordingen als PDF-bestand per e-mail verzonden naar de betreffende medewerkers, voor wie het e-mail-adres is ingevuld in Database-Personeel


Voor de automatische verzending roosters per e-mail moeten de volgende parameters worden ingevuld (tabblad Web+Mail)

-         MAILADRES: algemeen e-mail adres van de verzender 
-         MAILSERVER: de naam van de mailserver (of IP-adres)

Tevens moeten de mailadressen van de medewerkers ingevuld zijn in Database/Personeel.

 

E-mailadressen laden vanuit een bestand.


Als je eenmalig alle e-mail adressen wilt toevoegen, doe dan het volgende.
 
Maak een CSV-bestand aan vanuit Beaufort met drie velden:
1) Personeelsnummer
2) Dienstverbandvolgnummer
3) Mailadres.
 
Wijzig nu onder Database/Downloading/Recordstructuur het record met volgnr 3 in Mailadres
Kies nu Database/Downloading/Bestand-openen en selecteer het genoemde bestand.
In het menu Verwerkingswijze moet je overschrijven aanvinken en toevoegen uitvinken.
Verder moet je in het lijstje van velden enkel de eerste drie velden selecteren.
Kies als verwerking eerst stapsgewijs (voor 2 a 3 records), om te controleren, dat het goed werkt.
Daarna batchgewijs.
Vergeet daarna niet om onder Database/Downloading/Recordstructuur bij het record met volgnr 3 weer  NAAM in te vullen.

Indien gebruik wordt gemaakt van de standaardkoppeling naar Beaufort hoeft de recordstructuur niet te worden aangepast en kan het standaard exportbestand uit Beaufort worden gebruikt.


Uploaden van roosters naar een website.



Vanuit het menu  Bewerken kan men het rooster naar een website uploaden, zodat het rooster voor alle medewerkers via internet inzichtelijk is. Om deze functie uit te voeren heeft men het recht Mail-verzenden nodig.

Voor het uploaden van roosters naar een website moeten de volgende parameters worden ingevuld (tabblad Web+Mail):

-         WEBSITE: naam van de website (of IP-adres)
-         SUBMAP: submap, waar de roosters worden geplaatst (optioneel)
-         GEBRUIKER: gebruikersnaam voor uploading naar de website
-         WACHTWOORD: wachtwoord voor uploading naar de website

 

Speciale diensten

Hoe werkt de dienstcombinatie (dienst+activiteit)?


Een dienstcombinatie of een gecombineerde dienst is een dienst gevolgd door een aktiviteit (bijv. A7) of omgekeerd een aktiviteit gevolgd door een dienst (bijv. 4A)

Men roostert een dienstcombinatie door eerst op de INS-toets te drukken en daarna de dienstcombinatie via het toetsenbord in te voeren.

De urentelling van een gecombineerde dienst is afhankelijk van de velden C-Calc en Dienst in de aktiviteitentabel:

a.   het veld Dienst is leeg en de aktiviteit volgt na de dienst (bijv. A4):

C-Calc uitgevinkt:
De aktiviteit wordt geteld voor de halve tijd van de dienst. Bij een dienst van 08:00 tot 16:00 wordt de aktiviteit geteld van 12:00 tot 16:00.

C-Calc aangevinkt:
De aktiviteit wordt compenserend geteld tot een hele dienst. Bij een dienst van 08:00 tot 14:00 wordt de aktiviteit geteld van 14:00 tot 16:00.

b.   het veld Dienst is leeg en de dienst volgt na de aktiviteit (bijv. 4A):

De aktiviteit wordt geteld voor de halve tijd van de dienst. Bij een dienst van 08:00 tot 16:00 wordt de aktiviteit geteld van 8:00 tot 12:00.

c.   het veld Dienst is gevuld (met bijv. Y); de aktiviteit volgt altijd na de dienst.

C-Calc uitgevinkt:
De aktiviteit wordt geteld conform de duur van dienst Y. Bij een dienst A van 08:00 tot 18:00 en een dienst Y van 17:00 tot 07:00 (bijv. bereikbaarheid), wordt de aktiviteit geteld van 17:00 tot 07:00.

C-Calc aangevinkt:
De aktiviteit wordt geteld conform de duur van dienst Y, maar altijd pas na het einde van de voorafgaande dienst. Bij een dienst A van 08:00 tot 18:00 en een dienst Y van 17:00 tot 07:00 (bijv. bereikbaarheid), wordt de aktiviteit geteld van 18:00 tot 07:00.

Gebroken diensten?

Klik hier voor het antwoord.
Aanwezigheidsdienst: definitie

Klik hier voor het antwoord
Bereikbaarheidsdienst: algemene definitie.

Klik hier voor het antwoord
Bereikbaarheidsdienst: hoeveel uur worden geteld?

Klik hier voor het antwoord.
Bereikbaarheidsdienst uitbetaald

Klik hier voor het antwoord.
Werk in bereikbaarheid: uitbetaald

Klik hier voor het antwoord.
Werk in bereikbaarheid: half in tijd en half in geld

Klik hier voor het antwoord.
Definitie van de crisisdienst.

Klik hier voor het antwoord
Betaalde overuren

Klik hier voor het antwoord.

Verschoven diensten.

Klik hier voor het antwoord.
Verschoven dienst: uitbetaald

Klik hier voor het antwoord.
Slaapdiensten

Klik hier voor het antwoord.
Bewonersvacantie.

Klik hier voor het antwoord.

ORT en andere toeslagen.

ORT uitsluiten voor bepaalde medewerkers.

Klik hier voor het antwoord.
ORT in tijd vergoeden?

Klik hier voor het antwoord.
Overurentoeslag in tijd vergoeden?

Klik hier voor het antwoord.
Overwerk: 50% toeslag na 5 uur per week?

Klik hier voor het antwoord.
Vacantietoeslag voor meeruren: vergoeding in tijd.

Klik hier voor het antwoord.

Verlofregels, CAO, ATW

Jaarurensystematiek (JUS).


Jaar-uren-systematiek (JUS) in Square

Indien met de JUS gewerkt wordt, geeft men dit in Square aan door bij de Parameters/Telling in het veld JUS een positieve waarde te zetten (1878).

Het aantal te boeken uren op jaarbasis is dan voor fulltimers gelijk aan de JUS-waarde en niet 7,2 uur per door-de-weekse dag. Dit kan per jaar een verschil opleveren van een paar uur (in positieve of negatieve zin)

Voor parttimers is het aantal te boeken uren gerelateerd aan het gemiddelde deeltijdspercentage. Hetzelfde geldt voor medewerkers, die midden in het jaar in dienst komen of uit dienst gaan.

Voor medewerkers, die op feestdagen nooit werken en geen feestdagcompensatie hebben (dus met vaste roosters),  worden de feestdag-uren in mindering gebracht.

Hierbij is de telling van de feestdaguren afhankelijk van de parameter Feest=Basis gedefinieerd bij de Parameters/Telling. Ook indien bij de aktiviteit feestdag-compensatie CREDCALC=G is ingesteld, worden de feestdag-uren in mindering gebracht.

Voor uurloners wordt de jaar-uren-systematiek niet toegepast. Bovendien kan men met de parameter Cat.zonder JUS (Parameters/Diversen) de categorie van medewerkers aangeven, voor wie de jaarurensystematiek niet wordt toegepast.

De toepassing van de jaarurensystematiek kan gevolgen hebben voor
-         het uren saldo in de EXT-kolom
-         de balans (rapportage)
-         de verlofkaart
-         de jaaroverheveling van urenkredieten


De EXT-kolom:


Men kan bij  Opties/Kengetallen in het EXT-blok het JUS-hokje aanvinken. In dat geval verschijnt in de EXT-kolom het urensaldo mbt de jaarurensystematiek. Dit urensaldo geldt echter altijd voor 31 december en is dus onafhankelijk van de aktualisatiedatum.


De balans:

Men kan aangeven, dat men naast de gewone resturen ook de resturen mbt de jaarurensystematiek in beeld wil krijgen. Dit gaat echter alleen, indien als periode het hele kalenderjaar is gekozen.


De verlofkaart:

Op de verlofkaart verschijnt een regel met het urensaldo m.b.t. de jaaruren-systematiek . Voor medewerkers, voor wie de JUS niet wordt toegepast, verschijnt de regel met de gewone restsaldo’s. 


De jaaroverheveling van urenkredieten:

Men kan aangeven, of de korrekties van het urensaldo mbt de jaarurensystematiek wel of niet moeten worden overgeheveld naar het volgende roosterjaar (men moet dan het hokje JUS aanvinken)

Feestdagcompensatie voor medewerkers met een vast rooster.

Klik hier voor het antwoord
Extra feestdag: hoe werkt dat in Square?


Het kan voorkomen, dat een kleine groep medewerkers een feestdag meer of minder heeft.

Er zijn dan twee zaken, die hierbij een rol spelen:

1)      feestdagcompensatie
2)      ORT en eventueel overuren

Feestdagcompensatie:

Voor de betreffende medewerkers moet het recht op feestdagcompensatie worden bijgesteld met enkele uren. Dit is op individuele basis mogelijk in de tabel URENKREDIET in het veld EXTRA. Als het een extra feestdag betreft moeten uren worden opgeteld, anders afgetrokken.

ORT en overuren als voor enkelen een extra feestdag van toepasing is:

We moeten ervoor zorgen, dat op die dag de ORT  en de overurentoeslag voor die medewerkers als op een feestdag geldt. Dit realiseren we door het verroosteren van aktiviteiten op die dag (met substitutie van de dienst, bijv. A%)

Definieer aktiviteiten werk-op-extrafeestdag en bet-meerwerk-op-extrafeestdag met categorie GX resp, GXM. (met het hokje vrij uit- en werkplek aangevinkt)

Voeg bij de filtergroep ORT een record toe bij het filter ORT60 

 

Code

Vnr

Dagen

Feestdag

Starttijd

Eindtijd

A-Cat

 

 

ORT60

 

 

5

XX

N

00:00

00:00

G

Eventueel overeenkomstig bij de filtergroep OVUUR en het filter OV100 :

Code

Vnr

Dagen

Feestdag

Starttijd

Eindtijd

A-Cat

 

 

OV100

 

 

6

XX

N

00:00

00:00

G

 

ORT en overuren als een feestdag voor enkele medewerkers NIET van toepassing is:

We moeten er voor zorgen, dat op die dag voor enkelen geen, dan wel de normale ORT geldt.
Ook dit realiseren we middels het verroosteren van aktiviteiten (met substitutie van de dienst)

Definieer aktiviteiten werk-op-geenfeestdag en bet-meerwerk-op-geenfeestdag met categorie GX resp, GXM. (met het hokje vrij uit- en werkplek aangevinkt)

Bij de filtergroep ORT moeten nu als volgt records worden toegevoegd (bijv.:CAO V+V)



Code

Vnr

Dagen

Feestdag

Starttijd

Eindtijd

A-Cat

 

 

ORT22

 

 

11

 

 

WW

 

 

J

 

 

06:00

 

 

07:00

 

 

G

 

 

ORT22

 

 

12

 

 

WW

 

 

J

 

 

20:00

 

 

22:00

 

 

G

 

 

ORT38

11

ZA

J

06:00

08:00

G

ORT38

12

ZA

J

12:00

22:00

G

ORT44

11

WW

J

22:00

06:00

G

ORT49

11

ZA

J

22:00

06:00

G

 

Verlofregels CAO VVT .

Klik  hier voor het antwoord.
Verlofregels CAO-Ziekenhuizen

Klik hier voor het antwoord.
Verlofregels CAO-GGZ

Klik hier voor het antwoord.
Verlofregels CAO Gehandicaptenzorg

Klik hier voor het antwoord.
Verlofregels CAO Jeugdzorg.

Klik hier voor het antwoord.
Verlofregels CAO Welzijn.

Klik hier voor het antwoord.
Wettelijk verlof beperkt houdbaar

Klik hier voor het antwoord.
Sparen van PLB-uren

Klik hier voor het antwoord.
Integraal sparen of opnemen van verlofuren.

Klik hier voor het antwoord.

ATW: maximaal aantal werkuren per dag/week

Klik hier voor het antwoord
ATW: welke regels zijn in te voeren?

Klik hier voor het antwoord.
Regels: voorbeelden.


Voorbeelden van regels:


Regels met betrekking op het aantal diensten in een periode..

1: IN 7 DAGEN MINIMAAL 1 KEER DIENST *.
       In een periode van 7 dagen ministens één vrije dag.

2: IN 10 DAGEN MAXIMAAL 4 KEER DIENST A.
       In 10 dagen maximaal 4 A-diensten.

3: IN 10 DAGEN MAXIMAAL 5 KEER DIENST B,C.
       In 10 dagen maximaal 5 B- of C-diensten

4: IN 15 DAGEN REEKS_VAN 2 KEER DIENST * VANAF ZA.
      In twee weken een weekend vrij.


Regels met betrekking op het aantal aaneensluitende diensten:

11: REEKS_VAN MINIMAAL 2 KEER DIENST A-Z.
       Minimaal 2 diensten achter elkaar (géén losse diensten).

13: REEKS_VAN MINIMAAL 2 KEER DIENST A-Z VANAF ZA.
        Indien op zaterdag werken, dan ook op zondag.

14: REEKS_VAN MINIMAAL 2 KEER DIENST * VANAF ZA.
       Indien op zaterdag vrij, dan ook op zondag.

15: REEKS_VAN MAXIMAAL 1 KEER DIENST A VANAF ZA.
       Indien op zaterdag een A-dienst, dan niet op zondag.

17: REEKS_VAN MAXIMAAL 7 KEER DIENST A-Z. 
      Maximaal 7 diensten achterelkaar.

18: NA 7 KEER DIENST A-Z VOLGT 2 KEER DIENST *.
       Na 7 diensten achterelkaar volgen 2 vrije dagen.

19: NA REEKS_VAN DIENST N  VOLGT 2 KEER DIENST *
       Na een reeks N-diensten volgen 2 vrije dagen


Regels met betrekking op de volgorde van diensten.

20: NA DIENST L VOLGT NIET DIENST A.
       Na een L-dienst mag geen A-dienst volgen.

21: NA DIENST N VOLGT DIENST N,*.
       Na een N-dienst, volgt nog een N-dienst of een vrije dag.


Regels geldig voor bepaalde functies of categorieen.

31: VOOR FUNCTIE a,b REEKS_VAN MAXIMAAL 3 KEER DIENST N
            Voor functie a en b maximaal 3 N-diensten achterelkaar

32: VOOR CATEGORIE X  NA DIENST L VOLGT NIET DIENST A.
            Voor categorie X na een L-dienst geen A-dienst

Koppelingen

Standaard koppeling Beaufort-Square

Klik hier voor het antwoord.
XML-koppeling Beaufort-Square

klik hier voor het antwoord.

Aansturing van de loonverdeling in Beaufort vanuit Square.

Klik hier voor het antwoord.
Ziekmeldingen invoeren vanuit HRM-systeem.

CONTROLE  ZIEKMELDINGEN


Via deze functie in het menu RAPPORT kunnen de ziekmeldingen in het personeels-informatiesysteem vergeleken worden met de ziekteregistratie in Square.

De ziekmeldingen moeten worden ingelezen vanuit een tekstbestand, waarvan de regels uit 5 velden bestaan, gescheiden door punt-komma's. Het betreft de volgende velden:

1:  personeelsnummer
2:  n.v.t. (bijvoorbeeld dienstverbandvolgnummer)
3:  datum van ziekmelding (dd-mm-jjjj)
4:  datum van betermelding (dd-mm-jjjj)
5:  ziektepercentage (100,00= geheel ziek)

Er wordt vervolgens een lijst gegenereerd van alle roosterregistraties (werknemer+datum), die niet overeenkomen met deze ziekmeldingen.  Dit kan het geval zijn indien de werknemer
  a) ziek gemeld is, maar volgens het rooster gewerkt heeft
  b) gedeeltelijk ziek gemeld is, maar volgens het rooster volledig gewerkt heeft
  c) niet ziek gemeld is, maar wel als ziek ingeroosterd is.

In de aktiviteitentabel moeten de ziekte-aktiviteiten (ziekte, ther.werk, zwangerschap) zijn voorzien van een bepaalde categorie, bijvoorbeeld Z.  Deze categorieletter moet ook bij de Parameters/Diversen in het blok Extra-Controle worden aangegeven.

Vanuit Beaufort kan men dit tekstbestand aanmaken via de tabel DPID111 (basisbestanden / ziektetijdvakken).

Restverlof inlezen vanuit HRM-systeem.

Restverlof inlezen voor een nieuwe afdeling:
 
Men moet voor die afdeling een CSV-bestand aanmaken met drie kolommen:
-1 personeelsnummer
-2 dienstverbandvolgnummer
-3 restverlofuren
 
Dan moet je in Database/Downloading de recordstructuur aanpassen.
kolom=1: SALNR
kolom=2: CONTRACT
lolom=3: VERLOF
Bij dit laatste item moet je in het veld LENGTE de waarde 4 zetten (activiteitnr van vacantie in Square)
 
Het hokje Overschrijven aanvinken en het hokje Toevoegen uitvinken.
Dan OK drukken.
 
Daarna kolom-3 weer de oude waarde geven (NAAM).

Algemeen exportbestand t.b.v. datawarehouse

Specificatie algemeen Exportbestand (tbv datawarehouse)



Het tekstbestand (CSV-bestand) bevat de volgende velden (gescheiden door puntkommas)

- codenaam (sleutelveld in Square)
- personeelsnummer
- kontraktnummer (standaard=1)
- kostensoort (optioneel)
- datum (dd-mm-jjjj)
- starttijd (uu:mm)
- eindtijd (uu:mm)
- uren (controleveld)
- aktiviteitnummer (0=normaalwerk)
- afdelingscode (letter+cijfer)
- unitcode (letter; optioneel)
- kostenplaatsnummer
- org. Eenheid (optioneel)

Voorbeeld:

CONNY   ;007105;1;4136232; 04-12-2000;08:00;16:00; 8,00;   4; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 05-12-2000;07:30;12:00; 4,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 05-12-2000;12:30;16:00; 3,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 05-12-2000;16:00;17:00; 1,00; 22; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 06-12-2000;07:30;12:00; 4,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 06-12-2000;12:30;16:00; 3,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 06-12-2000;16:30;00:00; 7,50;   9; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 07-12-2000;00:00;07:00; 7,00;   9; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 09-12-2000;22:30;00:00; 1,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 10-12-2000;00:00;07:30; 7,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 10-12-2000;22:30;00:00; 1,50;   0; A3; ;0130;;
CONNY   ;007105;1;4136232; 11-12-2000;00:00;07:30; 7,50;   0; A3; ;0130;;


Opmerking

De activiteitscode’s verschillen per klant.
In dit voorbeeld: 1=ziek; 4=vakantie; 22=bet.meerwerk; 9=bereikb; 29=WIB

Exportbestand ten behoeve van extern rooster (bijv. Ecaris)


 
Specificaties voor het export urenbestand voor Square.

Het betreft een tekstbestand, waarbij de velden door puntkommas gescheiden zijn (CSV-bestand)
De volgende velden zijn relevant (achter de veldnaam staat steeds een voorbeeld)
De velden met een asterix zijn verplicht (mogen dus niet leeg zijn)
Lege velden bevatten een spatie
 
1. personeelsnummer * (123456)
2. dienstverbandnummer * (1)
3. datum* (23-06-2006)
4. middernachtindicatie* (0=voor middernacht; 1=na middernacht)
5. starttijd* (07:00)
6. eindtijd* (14:00)
7. aktiviteit*
8. kostenplaats
9 organisatorische eenheid
 
Voorbeeld:
 
123456; 1; 22-06-2006; 0 ; 07:30; 12:00; 0; 3333;   ;
123456; 1; 22-06-2006; 0 ; 12:30; 16:00; 0; 3333;   ;
123456; 1; 23-06-2006; 0 ; 23:00; 00:00; 0; 3333;   ;
123456; 1; 23-06-2006; 1 ; 00:00; 07:00; 0; 3333;   ;
123456; 1; 24-06-2006; 0 ; 23:00; 00:00; 8; 3333;   ;
123456; 1; 24-06-2006; 1 ; 00:00; 07:00; 8; 3333;   ;
 
Het betreft hier een persoon, die op 22 juni een dagdienst draait (met pauze), op 23 juni een gewone nachtdienst en de volgende nacht een slaapdienst; telkens op afdeling/unit met kostenplaats=3333.
 
ad 4) een nachtdienst of slaapdienst moet worden opgesplits in een voor - en namiddernachtsgedeelte (zie voorbeeld); de records behorend bij een p-nummer en datum moeten gesorteerd naar tijd worden aangeleverd
 
ad 7) aktiviteit 0 is altijd \"gewoon werk\"; de overige aktiviteiten verschillen per klant;
zie de bijlage voor de aktiviteiten van Dichterbij (wellicht zijn hier enkel de aktiviteiten 0=gewoonwerk, 1=ziekte en 8=slaapdienst relevant) 
 
ad 8) kostenplaats nummer;indien het veld leeg is, wordt de afdeling/unit aangenomen, zoals deze op die dag reeds in Square gedefinieerd is; dit is meestal relevant, als de medewerker slechts op een enkele afdeling/unit wordt ingezet
 
ad 9) organisatorische eenheid; soms is een kostenplaats opgedeeld in verschillende org. eenheden; (indien het veld leeg is, probeert Square de afdeling/unit te bepalen zonder org. eenheid)
 


Algemeen importbestand voor externe roostersystemen (bijv. Flexplan).

Specificatie Importbestand van Extern-Planningssysteem



Het tekstbestand (CSV-bestand) bevat de volgende velden (gescheiden door puntkommas)

-         personeelsnummer
-         contractnummer (1=standaard)
-         datum (dd-mm-jjjj)
-         middernachtsindicatie (0= voor middernacht; 1=na middernacht)
-         starttijd (uu:mm)
-         eindtijd (uu:mm)
-         activiteitsnummer (0=normaalwerk)
-         kostenplaatsnummer
-         organisatorische eenheid (optioneel)

Voorbeeld:

891920; 1; 3-7-2006; 0; 8:30; 12:30; 0; 360200; KCL;
891920; 1; 3-7-2006; 0; 13:00; 17:00; 0; 360200; KCL;
891920; 1;4-7-2006; 0; 23:00; 00:00; 0; 360200; KCL;
891920; 1;4-7-2006; 1; 00:00; 7:00; 0; 360200; KCL;
891920; 1;7-7-2006; 0; 8:30; 12:30; 22; 360200; KCL;
891920; 1;7-7-2006; 0; 13:00; 17:00; 22; 360200; KCL;

Opmerkingen:
  • De activiteitsnummers verschillen per klant (in dit voorbeeld is 22 betaald meerwerk).
  • De datum bij nachtdiensten heeft betrekking op het begin van de dienst.
  • Een negatieve middernachtsindicatie (-1) betekent, dat de eerder ingevoerde dienst op die datum in Square wordt gewist.

Foutmeldingen

Default printer niet gevonden


Klik  hier voor het antwoord.

Cannot initialize BorlandDatabaseEngine

De Borland Database Engine (BDE) is niet geinstalleerd op de betreffende client.

Download BDE.ZIP om de BDE op de client te installeren (zie vragen technisch beheer).

Men kan de BDE ook op de fileserver (share) installeren  (zie vragen technisch beheer).
In dat geval hoeft de BDE niet op de clients te worden geinstalleerd.
(hiertoe moet het initialisatiebestand SQUARE.INI worden aangepast) 

Versie niet compatibel.


Het licentie-bestand (SQ*.ID) is niet aktueel.  
Vervang het licentiebestand door een recente versie. 

SQL-Alias not found

De volgende twee oorzaken zijn te noemen:

1) Bij het copieren van de SQL-database (naar een hogere versie) is het wachtwoord niet met hoofdletters geschreven.

2) De ODBC-link is niet gevonden, omdat de nodige rechten ontbreken. 
Bij 64bit machines zijn er twee ODBC instanties in het register.
- HKLM\\Software\\ODBC 
- HKLM\\Software\\Wow6432Node\\ODBC
Gebruikers moeten op beide registersleutels alle rechten hebben.

De 32-bit ODBC-koppeling (SQUASQL) is bij 64bit-machines niet zichtbaar via Configuratie/Systeembeheer, maar via Windows/syswow64/odbcad32.exe


External Exception C000006

External exception C0000006

Op een Windows 2008 terminal server kan deze foutmelding verschijnen. Dit wordt veroorzaakt als meerdere gebruikers dezelfde executable vanaf een netwerk share openen. 

Om dit op te lossen is de volgende registry-entry nodig:

Subkey: HKEY_LOCAL_MACHINESystemCurrentControlSetServicesMRxSmbParameters

Type: REG_DWORD

Entry: MultiUserEnabled

Value: 1

Zie: 
www.jorink.nl/2012/06/external-exception-c0000006-windows-2008-terminal-server

Multiple records found- bij Opmerkingen in DB/Personeel.


Start Square als superuser en vink de parameter TESTMODUS aan (Parameters/Diversen)

Ga naar EXTRA/DIVERSEN en activeer de functie Commentaar-opschonen. 



Roostertabellen niet gevonden.

Verwijder het bestand "square.net" van het werkstation.
I/O-error 32 bij downloading of salarisverwerking

Er zijn geen schrijfrechten in de betreffende map.

Technisch beheer

Herinstallatie op fileserver en/of terminalservers

Klik hier voor het antwoord.
Installatie van de BDE op de fileserver i.p.v. op de clients.


Klik hier voor het antwoord.




Installatie van de BDE op 64-bit clients.

Klik hier voor het antwoord.
Installatie voor meerdere databases

Klik hier voor het antwoord
Installatie-voorbereidingen.


Voor de installatie van Square zijn de volgende voorbereidingen nodig:
  • het aanmaken van een shared map op de fileserver met de naam SQUARE 
  • een gebruikersgroep van Square met alle rechten op die map (behalve supervisor) 
  • een driveletter via welke de Square map kan worden benaderd, bijv. K:APPSSQUARE 

Helpbestand niet leesbaar.



Klik hier voor het antwoord.

Initialisatie-parameters

Klik hier voor het antwoord.

Testomgeving voor Square

Klik hier voor het antwoord.

Installatie in een Citrix- of terminalserver-omgeving.

Installatie in een Citrix-omgeving.



De installatie van Square in een Citrix-omgeving wijkt niet veel af van een installatie op een “normaal” netwerk. Het zelfde geldt bij gebruik van Terminal Server. Vanuit de INSTALL-map op de fileserver wordt Square   geinstalleerd op de citrix-servers in plaats van op de werkstations.

Er zijn echter enkele zaken, waarop men moet letten:

a)       de functietoetsen
b)       de individuele TEMP-map
c)       de lokatie van de testdatabase

a) Enkele functietoetsen hebben onder Citrix een speciale funktionaliteit, welke tijdens het gebruik van Square moet worden uitgeschakeld.

b) Iedere gebruiker moet over zijn eigen TEMP-map beschikken (voor de opslag van tijdelijke bestanden).

c) Het feit, dat iedere gebruiker over zijn eigen testdatabase (op zijn harde schijf) beschikt, is veelal niet van toepassing. Om dit toch te realiseren moet men in het initialisatiebestand SQUARE.INI een regel toevoegen met een verwijzing van de testdatabase naar een submap in de homediory van de gebruiker, bijvoorbeeld

TESTDATABASE= H:SQCURSUS  (met H Homediory)

Indien de submap niet bestaat, wordt hij door Square aangemaakt. Bovendien wordt de inhoud van de map DATATEST op de fileserver gekopieerd naar deze submap

Indien op de fileserver geen map DATATEST aanwezig is (oudere installaties), moet deze map eerst worden aangemaakt en moet een willekeurige kopie van de testdatabase (de inhoud van de map SQUAREDATATESTSAVE op een willekeurig werkstation) naar deze map DATATEST op de fileserver worden gekopieerd

De testdatabase voor Citrix- of terminalserver.

De testdatabase bij  Citrix of Terminal Server


Het probleem bij gebruik van Citrix of Terminalserver is, dat bij de standaardinstallatie niet iedere gebruiker over zijn eigen testdatabase beschikt.

Het probleem wordt opgelost door op de fileserver een algemene testdatabase aan te maken en deze vervolgens naar de homediories van de gebruikers te laten kopieren.
  • maak in de Square-hoofdmap op de fileserver een submap met de naam DATATEST
  • plaats in deze map een kopie van een recente testdatabase (deze kunt U downloaden van http://www.wolfinfo.nl/ en dan ontzippen; het zipbestand zelf hoort niet in die map)

Vervolgens moet worden aangegeven waar de testdatabase van de gebruiker moet wordt aangemaakt. Dit geschiedt door een regel in het tekstbestand SQUARE.INI (in de Square-hoofdmap op de fileserver) toe te voegen (indien het initialisatiebestand nog niet bestaat, moet het worden aangemaakt; de naam is SQUARE.INI en niet SQUARE.INI.TXT):

            TESTDATABASE = H:SQTEST

Hierbij gaan we er van uit, dat H de driveletter van de homediory is. De map SQTEST  hoeft niet te bestaan (de naam SQTEST is willekeurig gekozen ). Indien de gebruiker nu een eerste keer gebruik wil maken van de testdatabase, maakt Square de map automatisch aan en kopieert de inhoud van de algemene testdatabase naar deze map (de gebruiker moet hiertoe de eerste keer wel de rechten hebben).

SQL-server als databasesysteem: voorbereidingen.

Migratie naar SQL-server: voorbereiding

  1. Installeer  SQL-server-2000 (indien nog niet geinstalleerd)
  2. Start vanuit Square de functie: Database-Opschonen
  3. Stuur een Copy van de Database op naar info@wolfinfo.nl

ad 2) Dit gaat vanuit het menu Database/Tools.
Geen andere gebruikers mogen hierbij in Square werken.
Het proces duurt ca. 30 minuten

ad 3) Dit gaat vanuit het menu Database/Tools

Men mag daarna rustig in Square blijven werken.

De voorbereidingen (incl. het opsturen van de database) moeten ca. 10 dagen voor de migratie afgesloten zijn (er wordt dan op onze locatie een proefmigratie doorgevoerd).

Voor de migratie zelf moet een dagdeel worden afgesproken. Tijdens dit dagdeel kan er niet met Square worden gewerkt.


De eerste keer, dat Square met SQL-server op een werkstation opstart, maakt Square zelf de ODBC-links aan. Hiertoe zijn (tijdelijk) lokale admin-rechten nodig.
Bij gebruik van Citrix- of Terminalserver is dit slechts eenmalig het geval.

Algemene database-blokkering (onder Paradox).


Indien de database geblokkeerd wordt (Paradox):

1. iedereen uit Square
2. SQCLEAR (LCK-files verwijderen)

De LCK-files eventueel hardhandig verwijdere (alle Square-processen stoppen)
 
Indien foutmelding: NETFILE CONTROLED BY OTHER USER
Dit onstaat, doordat de database niet door ieder via dezelfde mapping wordt benaderd:
Bijvoorbeeld: D= R:APPSSQUARE en D= P:SQUARE (vermeld in het logboek)
Dit is te controleren met SQREPAIR 2.0  (PDX-controle aanvinken)

Indien genoemde foutmelding niet verschijnt:
Dan kan soms de volgende regel in het SQUARE.INI bestand helpen
BDE-LOCALSHARE = FALSE


Tweede sessie starten?


Tweede sessie Square opstarten.


In het initialisatiebestand SQUARE.INI moeten de volgende regels staan:

SESSIONS = 2
BDE-LOCALSHARE = TRUE

Deze laatste regel kan negatieve gevolgen hebben, indien andere programma’s gebruik maken van de BorlandDatabaseEngine (BDE)

E-mailverzenden: problemen met de virusscanner.

Klik hier voor het antwoord.
Vista: waar moet men op letten?


Bij Windows-Vista is meestal alles een beetje beter beveiligd.
Bijvoorbeeld als er mutaties zijn in de map ProgramFiles.
Dat is het geval bij het uitvoeren van SqUp (na update van een nieuwe versie op de fileserver)
Men kan dit oplossen, door Square di vanaf de fileserver te starten.

Verder moet men er voor zorgen, dat de testdatabase in de homediory is.
Hiertoe zet men in het initialisatiebestand SQUARE.INI een regel als:

     TESTDATABASE = H:\\SQCURSUS   (met H de homediory)


Wat doet SqUp?

SqUp

 

Indien Square op het werkstation wordt opgestart, controleert SqUp eerst of er een nieuwe versie op de fileserver staat (door zijn eigen datum met die Square.exe op de fileserver te vergelijken).

Indien er sprake is van een nieuwe versie, copiert Square zelf alle nodige bestanden *.HLP, readme en Square.exe zelf van de fileserver naar het werkstation; Square.exe echter onder een andere naam Square.new, omdat Square.exe niet kan worden overschreven onder zijn eigen naam tijdens uitvoering.

Er verschijnt dan de melding: voer eerst SqUp uit, en je raadt het al:

SqUp doet niets anders dan een RENAME van Square.new naar Square.exe op het werkstation, nadat men gedwongen is Square te verlaten (ander zou de hernoeming niet kunnen plaatsvinden)

 

Er zijn meerdere klanten, die Square di vanaf de Fileserver opstarten. Het opstarten gaat dan iets langer, maar het hele SqUp-verhaal is niet nodig.

 
 


Hoe maakt men pdf-roosters aan?

Klik hier voor het antwoord.

Procedures

Als taak in de Windows-scheduler opnemen.

Klik hier voor het antwoord.
Wat houdt het applicatiebeheer in?



Functioneel applicatiebeheer voor Square
(superuser)


Het functionele applicatiebeheerder Square omvat de volgende taken:


Functie-uitvoering in Square:
  • Beheer van centrale tabellen, zoals
    • Besturingstabellen: activiteiten en tijdfilters
    • Centrale diensten
    • Centrale parameters
    • Verlofregels
  • Invoering van nieuwe afdelingen
  • Invoering van nieuwe gebruiker-accounts
  • Rooster ontsluiten en rooster herstellen
  • Aanmaken van het koppelbestand voor de salarisverwerking
  • Controle ziekmeldingen (eventueel)
  • Invoeren personele gegevens vanuit het personeelssysteem
  • Uitvoering van de jaaroverheveling (een keer per jaar)
  • Aanmaken van reserverrooster (een keer per week)
  • Uitvoering DatabaseOpschonen (een keer per kwartaal)

Organisatorisch:
  • Coordinatiepunt voor alle gebruikers binnen de instelling
  • Begeleiding van nieuwe roosteraars
  • Contactpersoon voor de leverancier Wolf Informatica bv


Technisch applicatiebeheer voor Square

Het technische applicatiebeheer Square omvat de volgende taken:
  • Downloading en installatie van nieuwe versies
  • Installatie van nieuwe werkplekken
  • Invoering nieuwe leden van de Square-groep (op netwerk niveau)
  • Zorgdragen voor een geregelde back-op.

Uitrollen van Square over de instelling (stappenplan).

Uitrollen over de hele instelling (stappenplan)

  1. Uitbreiding van de Square-database
  2. basiscursus voor de nieuwe gebruikers
  3. Begeleiding van de nieuwe gebruikers

 

Uitbreiding van de Square-database

Hiertoe moeten gegevens worden aangeleverd zoals in de bijlage is aangegeven.Vervolgens wordt de bestaande Square-database per e-mail opgestuurd naar Wolf Informatica en twee dagen later ontvangt men de geintegreerde database terug (tijdens deze twee dagen kan men niet met Square werken); indien het aantal toegevoegde medewerkers beperkt is, ontvangt U een aantal tekstbestanden, die via Database/Import in Square kunnen worden ingevoerd (in dat geval kunt U gewoon met Square blijven werken).


Basiscursus voor de nieuwe gebruikers

Het betreft de standaard cursus. Hiertoe moet op Uw lokatie een leslokaal met PC's ter beschikking staan. Op deze PC’s moet Square geinstalleerd zijn. De cursus wordt gegeven door een docent van Wolf Informatica.


Begeleiding van de nieuwe gebruikers

Het betreft veelal drie dagdelen begeleiding per nieuwe gebruiker verspreid over een maand. Tijdens deze begeleiding worden veelal de diensten op afdelingsnivo gedefinieerd en specifieke gegevens van medewerkers ingevoerd (beschikbaarheid, etc.), die niet in het personeelsinformatiesysteem staan. De begeleider is meestal de applicatiebeheerder van Square in de instelling. Het is van essentieel belang dat hij/zij hiervoor voldoende tijd beschikbaar heeft. Deze fase kan ook gedeeltelijk worden uitgevoerd door Wolf Infomatica.

 

Het genoemde stappenplan heeft betrekking op een fase van de uitbreiding. In deze fase kunnen alle afdelingen betrokken zijn, of slechts een selecte groep (bijv. alle verpleeg-afdelingen, of alle facilitaire afdelingen). De grootte van deze groep wordt met name bepaald door de hoeveelheid tijd, die de applicatiebeheerder voor begeleiding beschikbaar heeft.

Versiebeheer.


 
Er vinden ca. 30 updates per jaar plaats, dwz bijna elke week een update.
Het heeft geen zin om dit steeds te melden, omdat geen enkele klant elke week een update uitvoert.
Op onze site staat aangegeven, welke wijzigingen er steeds zijn aangebracht.
De klant bepaalt dan zelf, of dat voor hem/haar relevant is.

In twee gevallen sturen wij een e-mail-bericht
a) indien de versie voor het volgende roosterjaar gereed is (medio augustus)
b) indien een update noodzakelijk is i.v.m. ernstige fouten in een vorige versie (dit laatste alleen, indien U melding heeft gemaakt van de downloading middels de meld-knop op de download-site)

De meeste klanten doen een keer per kwartaal een update (bijv. de eerste werkdag van het kwartaal).
De heel ijverigen doen dit elke maand.


Hoe wordt een nieuwe afdeling ingericht?


Inrichting van de eigen afdeling.


Hoofdstuk G in de handleiding is leidraad voor het inrichten van de eigen afdeling.

UNITS (G.1)

Bestaat er een opdeling van de afdeling, die relevant voor het rooster is?
Zo ja, definieer de betreffende units in de Database/Organisatie.
En wijs de medewerkers hun unit toe in de Database/Personeel.


MEDEWERKERS (G.2)

Wijs de medewerkers hun functie toe (Database/Personeel)
Bepaal van de medewerkers eventueel hun rangorde (plaats op het rooster)
Draait de medewerker alleen bepaalde diensten?
Is de medewerker op bepaalde dagen niet beschikbaar?


DIENSTEN (G.3)


Ga uit van de diensten, gedefinieerd in de Database/Diensten (centraal nivo).
Zijn er diensten bij, die NIET op de afdeling voorkomen?
Zijn er diensten bij die in het weekend iets later of eerder beginnen?
Bepaal de diensten, die niet op de lijst staan, maar wel op de afdeling voorkomen:
  • Welke van die diensten komen minder dan 5 keer per maand op de dienstlijst voor?  Deze diensten hoeven niet als dienstcode te worden gedefinieerd, maar worden als uitzondering geregistreerd
  • Welke diensten komen slechts bij een enkele medewerker voor? Deze diensten worden persoonsgebonden gedefinieerd in de Database/Personeel
  • De overige diensten worden in de tabel Diensten-per-afdeling gedefinieerd.

Eventueel moet de lijst van de centrale diensten worden uitgebreid.

Integratie van twee of meer Square-databases.

Integratie van twee of meer Square-Databases


Voorbereiding:

Het volgende is absoluut noodzakelijk:

Bepaal welke database sturend is. We noemen dit de primaire database.
De overige databases noemen we secundaire databases

Zorg er voor, dat alle afdelingscodes uniek zijn. Indien dat niet het geval is, kan men dat bereiken door de afdelingscode’s te hernoemen (via het menu Extra). Bij voorkeur is het geschikt, dat de afdelingscode’s niet door elkaar heen lopen, dus bijvoorbeeld Ax-Mx de afdelingen van de primaire database en Nx-Zx de afdelingen van de secundaire database.

Zorg ervoor, dat alle aktiviteiten op de secundaire databases ook voorkomen in de primaire database en het zelfde nummer hebben. Is dat niet het geval, dan kan men dat bereiken door een aktiviteit in de primaire database toe te voegen of in de secundaire database te verwijderen of te vervangen  (oppassen)  en eventueel aktiviteiten in de secundaire database te hernoemen (oppassen). (zie toelichting)

Zorg, dat de centrale dienstentabel in de secundaire databases gelijk is aan de centrale dienstentabel van de primaire database. Is dat niet het geval, dan moet men in de secundaire database de betreffende afwijkende dienst op afdelingsnivo definieren voor alle afdelingen, waar deze dienst voorkomt. (zie toelichting)

Zorg ervoor, dat de verlofregels in de primaire database ook van toepassing zijn voor de medewerkers van de secundaire database (eventueel twee CAO,s). Dit bereikt men door de verlofregels uit te breiden en eventueel medewerkers van de secundaire database een aparte categorie toe te delen. Hetzelfde geldt voor de tijdfilters.


Het volgende is wenselijk, maar niet noodzakelijk:

Zorg er voor, dat de codenamen van de medewerkers uniek zijn.

Maak een lijst van medewerkers, die in meerdere databases voorkomen.


Uitvoering:

Maak een afspraak voor uitvoering met Wolf Informatica.

Geef duidelijk aan over welke roosterjaren de gegevens geintegreerd moeten worden.

Geef ook aan, of medewerkers, die voor een bepaalde datum uit dienst zijn, verwijderd mogen worden (bijvoorbeeld alle medewerkers uit dienst t/m 31-12-2002)

Stuur op die datum alle databases in gezipte vorm per e-mail op onder herkenbare namen en geef duidelijk aan, wat de primaire database is. De database bestaat uit alle bestanden in de map SQUAREDATA op de server. Men kan deze bestanden via WINZIP samenvoegen.

Man kan ook vanuit Square via Database/Tools de functies CopyDatabase en CopyRooster gebruiken (men moet dan wel CopyRooster voor alle relevante roosterjaren uitvoeren)

Maak op alle lokaties een backup.

Zorg ervoor, dat vanaf het moment van opsturen, niemand meer met Square werkt. Dat bereikt men door als superuser in te loggen en ingelogd te blijven.

Maximaal twee dagen later ontvangt men de geintegreerde database terug per e-mail. Deze database komt op de plaats van de primaire database. De secundaire databases kunnen worden verwijderd. Indien nodig ontvangt U ook een nieuw licentiebestand.

Toelichting: het hernoemen van aktiviteiten


Indien een aktiviteit met nummer X als Y moet worden hernoemd, moet eerst Y in Database/Besturing als aktiviteit worden gedefinieerd (als superuser inloggen). Daarna testmodus aanvinken (Opties/Parameters/Diversen). Dan via het menu Extra/Diversen de functie Aktiviteit-hernoemen uitvoeren. De aktiviteit wordt dan in alle roosters hernoemd.

Indien twee aktiviteiten met nummers X en Y moeten worden verwisseld, moet men eerst een niet bestaande aktviteit Z in de Database/Besturing aanmaken. Dan volgens de genoemde methode X door Z vervangen, Y door X en tenslotte Z door Y.  Daarna kan men aktiviteit Z verwijderen.

Men kan ook een lijstje aanmaken voor Wolf Informatica, met de oude en de nieuwe aktiviteitennummers. De aktiviteiten in de secundaire database worden dan door Wolf Informatica hernoemd.


Toelichting: centrale diensten op afdelingsnivo definieren


Geef  eerst in de Database/Organisatie per afdeling in het veld Diensten aan, welke diensten per afdeling worden gebruikt (als superuser inloggen). Bepaal de codeletters van de centrale diensten in de secundaire database, die afwijken van de primaire database (bijv. AFHX).  Daarna testmodus aanvinken (Opties/Parameters/Diversen). Dan via het menu Extra/Diversen de functie Dienst-naar-afdelingsnivo aktiveren. Selecteer de relevante diensten (bijv AFHX).

Deze diensten worden dan automatisch ingevoerd in de tabel Diensten-Per-Afdeling voor alle afdelingen, waar deze dienst voorkomt (mits de dienst voor die afdeling niet reeds op afdelingsnivo gedefinieerd is). Men kan deze handeling uiteraard ook handmatig uitvoeren.

Hoe kan men de (standalone) demoversie upgraden?


Men kan de reeds geinstalleerde demo-versie als volgt updaten.

Men moet vanuit de website http://www.wolfinfo.nl/ de volgende bestanden downloaden:
- Square.zp
- Sqhelp.zip
- Sq000000.zip
Daarna alle bestanden uitpakken in de map ProgramFiles/Square/Exec.